Wohnungsübergabeprotokoll für Ein- und Auszug

Der Termin ist auf eine halbe Stunde angesetzt. Ein halbes Jahr später streiten beide Seiten, ob der Kratzer im Parkett schon vorher da war. Ein Übergabeprotokoll für eine Mietwohnung ist eine gemeinsame Niederschrift über den Zustand der Wohnung am Tag der Übergabe. In ein Übergabeprotokoll bei Ein- oder Auszug gehören der Anlass, die Beteiligten, die Zählerstände mit Zählernummer, die Schlüssel je Schließung und der Zustand jedes Raums. Dazu kommen Fotos mit Nummern und die Unterschriften beider Seiten. Die Vorlage oben führt Sie mit 50 Punkten durch diesen Weg.

So gehen Sie das Protokoll durch

Nehmen Sie sich für eine Wohnungsübergabe mindestens eine Stunde Zeit. Legen Sie den Termin auf den Tag, nicht auf den Abend. Nehmen Sie eine Taschenlampe mit. Damit sehen Sie Flächen im Streiflicht, also im flach einfallenden Licht.

Das Protokoll hakt nichts ab, sondern bewertet in vier Stufen. „Ohne Befund“ heißt: nichts zu beanstanden. „Gebrauchsspur“ heißt: oberflächlich, gleichmäßig, voll funktionsfähig. „Schaden oder Fehlstelle“ heißt: beschädigt, unvollständig oder ohne Funktion. „Nicht prüfbar“ heißt: verdeckt, verstellt oder außer Betrieb.

Neben dem Zustand erfasst das Protokoll, was überhaupt verbaut ist. Dafür gibt es Auswahlfelder für Wandoberfläche, Bodenart, Verglasung, Heizungsart, Warmwasserbereitung und Art der Absicherung. Diese Merkmale entscheiden oft mehr als ein einzelner Kratzer. Ein Laminatboden lässt sich nicht abschleifen, ein Parkettboden schon. Eine Gas-Etagenheizung in der Wohnung bringt andere Pflichten mit sich als eine Zentralheizung im Keller. Wer die Merkmale beim Einzug festhält, muss beim Auszug nicht darüber streiten.

Beschreiben Sie jeden Befund, statt ihn zu bewerten. Notieren Sie Raum, Bauteil, Art und Größe. Fotografieren Sie aus dem gleichen Abstand und im gleichen Winkel wie bei der Besichtigung.¹ Nummerieren Sie die Fotos und tragen Sie die Nummer im Protokoll ein.

Der Anlass steht oben im Protokoll. Beim Einzug beschreibt es den Ausgangszustand, beim Auszug den Vergleich dazu. Sinnvoll ist eine dritte Möglichkeit, nämlich die Vorabnahme einige Wochen vor dem Auszug. Sie zeigt beiden Seiten früh, was noch zu tun ist. Danach bleibt Zeit, Befunde zu beseitigen, ohne den Umzugstermin zu gefährden. Beim Auszug legen Sie das Einzugsprotokoll Punkt für Punkt daneben.

Das Protokoll zur Wohnungsübergabe ist für beide Seiten gedacht. Ein Vermieterverband formuliert den Zweck so: Es schütze Mieter vor ungerechtfertigten Forderungen und sichere berechtigte Ansprüche des Vermieters ab.² Der Deutsche Mieterbund nennt denselben Zweck, nämlich den Zustand der Wohnung einfach festzuhalten, beim Einzug wie beim Auszug.³

Zähler und Schlüssel sind die Zahlen, die später Geld kosten

Tragen Sie zu jedem Zähler die Zählernummer und den Stand ein. Die Nummer steht auf dem Zähler, meist neben einem Strichcode. Fehlen Ablesewerte, darf der Versorger seine Rechnung auf Basis von Schätzwerten erstellen.⁴ Die Verbraucherzentrale Berlin empfiehlt deshalb, die Stände im Übergabeprotokoll oder auf einem Foto festzuhalten.⁴

Eine Wohnung hat oft mehrere Wasserzähler, etwa in Bad und Küche. Nehmen Sie jeden einzeln auf. Heizkostenverteiler sitzen am Heizkörper, Wärmezähler meist im Verteilerschrank. Nach einem Wohnungswechsel zahlt jede Seite nur für ihre eigene Nutzungszeit.⁵ Dafür braucht der Messdienst einen Ablesewert zum Übergabetag.

Zählen Sie die Schlüssel getrennt nach Schließung. Haustür, Wohnungstür, Keller, Briefkasten und Garage sind eigene Positionen. Auch selbst nachgemachte Schlüssel gehören dazu. Prüfen Sie, ob eine Schließanlage verbaut ist. Dabei passt ein Schlüssel in mehrere Türen. Geht ein Schlüssel verloren, kann der Austausch der Anlage aufwendig werden.

Bei Wänden und Böden entscheidet der Unterschied zwischen Spur und Schaden

Nicht jede Spur in einer Mietwohnung ist ein Schaden. Der Vermieter muss die Abnutzung hinnehmen, die durch vertragsgemäßen Gebrauch entsteht.⁶ Genau dafür hat die Vorlage die Stufe „Gebrauchsspur“. Sie trennt gleichmäßigen Verschleiß von einer Beschädigung.

Bei Rissen zählt das Erscheinungsbild. Haarrisse in begrenztem Umfang mindern den technischen Wert eines Putzes nicht.⁷ Anders sieht es aus, wenn ein Riss einen Versatz zeigt. Dann liegen die beiden Rissflanken nicht mehr in einer Ebene. Auch Risse, die über Wand und Decke durchlaufen, gehören in fachkundige Hände.

Bei Böden sind Laufspuren im Gehbereich üblich. Tiefe Kratzer bis in den Untergrund sind es nicht. Fahren Sie mit der Hand über die Stöße des Bodenbelags. Aufgewölbte Kanten und dunkle Ränder deuten auf Feuchte im Bodenaufbau hin. Notieren Sie außerdem die Bodenart je Raum, denn Parkett, Laminat und Fliesen altern völlig unterschiedlich.

Die Wohnung gehen Sie dabei Raum für Raum durch. Die Mängelliste am Ende des Protokolls hat für jeden Befund eine eigene Zeile. Dort stehen Raum, Bauteil, Befund mit Stufe, Foto-Nummer und die Vereinbarung zur Beseitigung. Halten Sie eine feste Reihenfolge ein, etwa im Uhrzeigersinn ab der Wohnungstür. So vergessen Sie keinen Raum und keinen Nebenraum.

Dübellöcher zählen Sie je Wand. Verschlossene Löcher erkennen Sie am Farbunterschied. Einzelne, fachgerecht verschlossene Löcher sind eine Gebrauchsspur. Ausgebrochene Löcher und steckengebliebene Dübel sind eine Fehlstelle.

Fenster, Bad und Technik verraten ihren Zustand mit einfachen Prüfungen

Öffnen, kippen und verriegeln Sie jeden Fensterflügel. Achten Sie darauf, ob die Dichtung im Rahmen anliegt. Beschlägt eine Scheibe zwischen den Gläsern, hilft kein Putzen. Bei Mehrscheiben-Isolierglas hält der Randverbund das Gas im Zwischenraum. Diese Trennung von der Umgebung ist die Voraussetzung dafür, dass kein Tauwasser entsteht.⁸ Ist der Randverbund undicht, muss die Scheibe getauscht werden.

Im Bad prüfen Sie Fugen und Fliesen. Silikonfugen haben eine begrenzte Lebensdauer. Sie gelten deshalb als Wartungsfugen und werden regelmäßig kontrolliert.⁹ Klopfen Sie Fliesen mit dem Fingerknöchel ab. Ein geübtes Ohr nimmt dabei Hohlstellen wahr.¹

Bei der Technik notieren Sie zuerst, was verbaut ist. Sehr wenige Steckdosen, kein Fehlerstromschutzschalter und Leitungen teilweise auf Putz kennzeichnen die einfachste Standardstufe der Ausstattung.¹⁰ Öffnen Sie den Verteiler nicht. Prüfen und Messen der Anlage bleibt einer Elektrofachkraft vorbehalten. Halten Sie außerdem Heizungsart und Warmwasserbereitung fest, denn beides bestimmt später die Nebenkosten.

Bei Feuchte und Schimmel entscheidet die Größe des Befalls

Schimmel ist der Punkt, an dem die Stufen wirklich wichtig werden. Als kleiner Befall gilt eine Fläche unter 0,5 Quadratmetern, die nur oberflächlich betroffen ist.¹¹ Einen solchen Befall können Nutzer in der Regel selbst beseitigen.¹¹ Das Umweltbundesamt nennt dieselbe Grenze.¹²

Für größeren Befall gilt etwas anderes. Er sollte immer von einer fachkundigen Firma saniert werden.¹² Dasselbe gilt, wenn der Schimmel nach dem Reinigen wiederkehrt. Dann ist die Ursache nicht beseitigt. Wer allergisch reagiert oder ein geschwächtes Immunsystem hat, fasst den Befall nicht selbst an.¹¹

Feuchte in einer Mietwohnung zeigt sich nicht nur als Fleck. Achten Sie im Keller auf weißliche Salzausblühungen und weichen Putz. Riechen Sie in Einbauschränke und Nebenräume. Muffiger Geruch ist ein Befund, auch ohne sichtbaren Fleck. Notieren Sie ihn mit der betroffenen Stelle.

Sehen Sie zuletzt nach den Rauchwarnmeldern. In Berlin gehören sie in Aufenthaltsräume außer Küchen und in Flure mit Rettungsweg.¹³ Der Einbau ist dort Sache der Eigentümerseite.¹³ Andere Bundesländer regeln das abweichend. Planung, Montage, Betrieb und Instandhaltung beschreibt DIN 14676-1, die Norm für Rauchwarnmelder in Wohnungen.¹⁴

So kommen Sie von den Stufen zu einer Entscheidung

Ohne Befund und geringe Befunde schließen die Wohnungsübergabe ab. Die Stufen bleiben als Vergleichsmaßstab für den nächsten Termin im Protokoll. Jeder deutliche Befund wird einzeln beschrieben und mit Foto belegt. Das geschieht vor der Unterschrift, nicht danach.

Zu jedem deutlichen Befund gehört eine Vereinbarung. Wer beseitigt ihn, und bis zu welchem Datum? Ohne diese beiden Angaben bleibt die Zeile wirkungslos. Welche Ansprüche aus einem Befund folgen, beurteilt ein Rechtsanwalt; das Protokoll hält nur den Zustand fest.

Manchmal sehen beide Seiten einen Punkt verschieden. Schreiben Sie dann beide Einschätzungen auf. Eine Unterschrift bedeutet nicht, dass Sie jeder Einschätzung zustimmen. Lassen Sie keinen Streitpunkt weg. Was nicht im Protokoll steht, lässt sich später kaum belegen.

Eine Grenze gilt bei jeder Wohnungsabnahme. Öffnen Sie keine Bauteile und keine Installationen. Riecht es nach Gas, verlassen Sie die Wohnung und rufen den Netzbetreiber. Steht Wasser an elektrischen Anlagen, schalten Sie nichts, sondern holen eine Fachfirma.

Wann ein Sachverständiger hilft

Meist kommen beide Seiten ohne fachliche Hilfe aus. Es gibt aber Fälle, in denen das nicht reicht. Dazu gehört Streit über die Ursache einer Feuchtestelle. Dazu gehören auch Risse mit Versatz und ein Bodenaufbau, der sich wölbt.

Ein Sachverständiger tut dann etwas Konkretes. Er nimmt den Zustand auf, ordnet die Befunde ein und dokumentiert sie nachvollziehbar. Er trennt Gebrauchsspuren von Schäden und benennt, was sich ohne Öffnung nicht klären lässt. Ein Privatgutachten oder eine fachliche Begleitung hält den Zustand fest, bevor umgebaut oder saniert wird.

Sinnvoll ist das vor allem bei größeren Beträgen. Eine Hausverwaltung mit vielen Mieterwechseln gewinnt zusätzlich durch ein einheitliches Vorgehen. Gleiche Stufen und gleiche Fotoregeln machen die Protokolle über Jahre vergleichbar. Das hilft auch dann, wenn zwei Wechsel weit auseinanderliegen.

Häufige Fragen

Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?

Diese Vorlage beantwortet die Rechtsfrage nicht. In der Praxis empfehlen sowohl Mieter- als auch Vermieterverbände ein Protokoll bei jedem Wechsel.²³ Wer verbindlich wissen will, was in seinem Fall gilt, fragt einen Rechtsanwalt.

Was mache ich, wenn ich einen Mangel erst nach der Übergabe entdecke?

Tragen Sie ihn nicht nachträglich in das unterschriebene Protokoll ein. Melden Sie ihn der anderen Seite schriftlich und mit Datum. Fügen Sie Fotos mit Nummern bei. Ob und wie sich daraus Ansprüche ergeben, beurteilt ein Rechtsanwalt.

Wie viele Fotos sind sinnvoll?

So viele, wie Befunde vorhanden sind, und dazu ein Übersichtsfoto je Raum. Wichtiger als die Anzahl ist die Wiederholbarkeit. Nehmen Sie die Bilder im gleichen Abstand und Winkel auf und notieren Sie die Lichtverhältnisse.¹ Nummerieren Sie jedes Foto und tragen Sie die Nummer im Protokoll ein.

Kann ich das Protokoll am Bildschirm ausfüllen?

Ja. Neben dem PDF zum Ausdrucken gibt es eine ausfüllbare Fassung mit Formularfeldern. Die vier Stufen kreuzen Sie darin direkt an, die Zählerstände tippen Sie ein. Drucken Sie das Ergebnis zweimal aus und unterschreiben Sie beide Ausfertigungen.

Gilt das Protokoll auch für eine Eigentumswohnung?

Für die Übergabe an einen Mieter ja, unabhängig davon, wer Eigentümer ist. Beim Kauf einer Wohnung geht es dagegen um andere Fragen, etwa um Unterlagen und Gemeinschaftseigentum. Dafür ist diese Vorlage nicht gedacht.

Hinweis

Dieser Beitrag gibt den fachlichen Kenntnisstand zum Erstellungsdatum wieder. Er ist keine Rechtsberatung und ersetzt keine Begutachtung des Einzelfalls. Ob und wie Ansprüche bestehen und durchgesetzt werden können, beurteilt ein Rechtsanwalt. Genannte Normen und Regelwerke sind in der jeweils gültigen Fassung zu prüfen.

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Über den Autor

M. Sc. Karim Abu Elkheir, BIB Ingenieurbüro für Bauwesen, Berlin. Kontakt: info@ing-bassam.de, +49 176 23581339. Stand: 2026-09-29.

Quellen und Fußnoten