Baubetrieb Vorlage

Schlussrechnung prüfen: Prüfliste für Auftraggeber

Von M. Sc. Karim Abu Elkheir · · etwa 9 Minuten Lesezeit

Die Schlussrechnung liegt auf dem Tisch, dazu ein Ordner voller Aufmaßblätter, und die Frist läuft seit dem Eingang. Wer jetzt nur die Endsumme mit dem Auftrag vergleicht, zahlt oft zu viel. Eine Prüfliste für die Schlussrechnung ist eine Arbeitshilfe, mit der Auftraggeber eine Bauabrechnung auf Prüffähigkeit, Mengen, Nachträge und Abzüge prüfen. Die Prüfliste auf dieser Seite führt mit 77 Punkten in zehn Abschnitten durch die Rechnung. Sie beginnt beim Vertrag und endet beim Prüfvermerk, mit dem Sie Ihre Kürzungen begründen.

So arbeiten Sie mit der Prüfliste

Die Prüfliste folgt dem Weg der Rechnung, nicht der Reihenfolge Ihrer Fragen. Zuerst klären Sie die Grundlagen: Vertragsart, Vergütungsart und die vereinbarte Sicherheit. Diese drei Angaben bestimmen jeden weiteren Schritt. Ein Einheitspreisvertrag wird nach vereinbarten Preisen und tatsächlich ausgeführten Mengen abgerechnet, das Aufmaß ist dafür notwendig. Bei einem Pauschalpreisvertrag bleibt die Summe grundsätzlich unverändert, eine Mengenprüfung entfällt dort.

Jeder Prüfpunkt bekommt eine von vier Stufen. „In Ordnung“ heißt: geprüft und durch Vertrag, Aufmaß oder Nachweis gedeckt. „Rückfrage offen“ heißt: die Angabe ist unklar oder eine Unterlage fehlt, Sie fordern sie schriftlich nach. „Abzug begründet“ heißt: die Position ist ganz oder teilweise nicht geschuldet, Sie notieren die Kürzung mit Grund. „Nicht prüfbar“ heißt: die Leistung ist verdeckt oder der Nachweis fehlt endgültig.

Die Unterscheidung zwischen „Rückfrage offen“ und „nicht prüfbar“ ist wichtig für die Fristen. Eine Rückfrage lässt sich klären, eine fehlende Prüfbarkeit müssen Sie schriftlich rügen. Tragen Sie deshalb das Eingangsdatum der Rechnung ein, bevor Sie mit dem Prüfen beginnen. Die Notizzeilen unter jedem Abschnitt nehmen auf, was Sie später begründen müssen.

Prüffähig oder nicht: woran Sie das erkennen

Prüffähigkeit ist kein Geschmacksurteil, sondern eine Eigenschaft der Rechnung. Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen, kurz VOB/B, verlangen eine prüfbare Abrechnung.1 Die Rechnung muss übersichtlich aufgestellt sein, die Reihenfolge der Posten einhalten und die Bezeichnungen des Vertrags verwenden. Mengenberechnungen, Zeichnungen und andere Belege sind beizufügen. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sind besonders kenntlich zu machen.

In der Praxis entscheiden die Anlagen. Zur Prüfbarkeit gehören Abrechnungszeichnungen, Aufmaße, sonstige Mengenermittlungen, Nachunternehmerrechnungen, Wiegekarten und Stundenlohnzettel.2 Abrechnungszeichnungen stellen den Bezug zwischen den abgerechneten Werten und den Plänen her. Fehlen die Rechenwege und stehen nur Endmengen in der Rechnung, ist sie insoweit nicht prüffähig. Verlangen Sie dann die Berechnungen, statt die Mengen selbst zu schätzen.

Für Bauverträge nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch gilt ein eigener Maßstab. Eine Schlussrechnung ist dort prüffähig, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist.3 Sie gilt außerdem als prüffähig, wenn der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen erhebt. Die Erteilung einer prüffähigen Schlussrechnung ist Voraussetzung für die Fälligkeit des Werklohns. Ob eine Rüge im Einzelfall rechtzeitig und ausreichend begründet war, beurteilt ein Rechtsanwalt.

Bei einem Vertrag mit VOB/B läuft die Frist parallel. Der Anspruch auf Schlusszahlung wird spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung fällig.4 Auf höchstens 60 Tage verlängert sich die Frist nur, wenn das sachlich gerechtfertigt und ausdrücklich vereinbart ist. Werden Einwendungen gegen die Prüfbarkeit nicht bis zum Fristablauf unter Angabe der Gründe erhoben, kann sich der Auftraggeber später nicht mehr darauf berufen. Verzögert sich die Prüfung, ist das unbestrittene Guthaben sofort als Abschlagszahlung zu zahlen.

Mengen und Aufmaß: wo die großen Beträge liegen

Beim Einheitspreisvertrag liegt das Geld in den Mengen. Die für die Abrechnung notwendigen Feststellungen sind dem Fortgang der Leistung entsprechend möglichst gemeinsam vorzunehmen.1 Für Leistungen, die bei Weiterführung der Arbeiten nur schwer feststellbar sind, muss der Auftragnehmer rechtzeitig gemeinsame Feststellungen beantragen. Ein Aufmaß mit Datum und zwei Unterschriften ist deshalb mehr wert als jede spätere Diskussion. Fehlt es, bleiben verdeckte Bauteile dauerhaft nicht prüfbar.

Die Mengen folgen festen Regeln, nicht der Geometrie. Die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen der VOB/C enthalten je Gewerk eigene Abrechnungsregeln, ergänzend gilt die ATV DIN 18299 für alle Gewerke.5 Dazu gehören Übermessungsregeln: Raum-, Flächen- und Längenmaße, die bei der Mengenermittlung nicht abgezogen werden.6 Diese Regeln sollen den Abrechnungsaufwand verringern, sie sind kein Zugeständnis an eine Seite. Prüfen Sie deshalb gewerkeweise, ob Abzüge unterblieben sind, die die Regel vorsieht.

Eine Mengenabweichung kann den Preis ändern. Weicht die ausgeführte Menge einer Position um nicht mehr als 10 v. H. vom Vertrag ab, gilt der vertragliche Einheitspreis.7 Erst darüber hinaus ist auf Verlangen ein neuer Preis zu vereinbaren, bei Überschreitung wie bei Unterschreitung des Mengenansatzes. Diese Regel wirkt in beide Richtungen und wird von Auftraggebern oft übersehen. Rechnen Sie mindestens die größten Positionen und zwei zufällig gewählte nach, bevor Sie die Summen freigeben.

Nachträge und Stundenlohn richtig zuordnen

Bei Nachträgen entscheidet die Anspruchsgrundlage über den Preis. Wird durch eine Anordnung des Auftraggebers die Grundlage des Preises geändert, ist ein neuer Preis zu vereinbaren.8 Wird eine im Vertrag nicht vorgesehene Leistung gefordert, hat der Auftragnehmer Anspruch auf besondere Vergütung, muss diesen aber vor Beginn ankündigen. Leistungen ohne Auftrag oder in eigenmächtiger Abweichung werden grundsätzlich nicht vergütet. Ordnen Sie deshalb jeden Nachtrag zuerst zu, bevor Sie die Höhe prüfen.

Die Höhe folgt der Urkalkulation, nicht dem Markt. Maßgeblich sind die Grundlagen der Preisermittlung für die vertragliche Leistung und die besonderen Kosten der geforderten Leistung.8 Prüfen Sie außerdem, ob die Leistung nicht schon im vertraglichen Bausoll steckt. Erscheint ein Nachtrag erstmals in der Schlussrechnung, verlangen Sie Anordnung, Kalkulation und Nachweis. Ob ein Anspruch dem Grunde nach besteht, ist eine Rechtsfrage für einen Rechtsanwalt.

Stundenlohn ist der zweite Streitpunkt. Stundenlohnarbeiten werden nur vergütet, wenn sie vor ihrem Beginn ausdrücklich als solche vereinbart wurden.9 Der Auftraggeber hat bescheinigte Stundenlohnzettel spätestens innerhalb von 6 Werktagen nach Zugang zurückzugeben; nicht fristgemäß zurückgegebene Zettel gelten als anerkannt. Diese Frist läuft während der Bauzeit, nicht erst bei der Schlussrechnung. Prüfen Sie Stunden, Qualifikation, Tätigkeit und Ort auf jedem Zettel.

Abzüge, Einbehalte und Sicherheiten

Der häufigste und teuerste Fehler steckt in den Zahlungen. Legen Sie Ihre Zahlungsübersicht neben die Rechnung und prüfen Sie jede Abschlagszahlung mit Datum und Betrag. Ein Skonto braucht eine Vereinbarung mit berechenbarer Frist und Höhe; nicht vereinbarte Skontoabzüge sind nach der VOB/B unzulässig.10 Umlagen für Baustrom, Bauwasser oder Gerüst setzen Sie nur ab, wenn sie vereinbart sind. Gegenforderungen können einbehalten werden, andere Einbehalte nur in vertraglich oder gesetzlich vorgesehenen Fällen.

Mängel und Mengen gehören getrennt. Kann der Auftraggeber die Beseitigung eines Mangels verlangen, darf er nach der Abnahme einen angemessenen Teil der Vergütung zurückbehalten.11 Angemessen ist in der Regel das Doppelte der für die Beseitigung erforderlichen Kosten. Die Darlegungs- und Beweislast für die Höhe der voraussichtlichen Mangelbeseitigungskosten trägt der Auftragnehmer; der Auftraggeber muss zunächst nur grob schätzen.11 Lassen Sie die Kosten deshalb schätzen und begründen Sie den Einbehalt schriftlich, am besten nach anwaltlicher Prüfung der Mängelrüge.

Zwei Posten werden regelmäßig vergessen. Empfängt ein Unternehmer eine Bauleistung, sind 15 Prozent der Gegenleistung einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen.12 Der Abzug entfällt bei einer gültigen Freistellungsbescheinigung oder unterhalb der Bagatellgrenzen. Beim Sicherheitseinbehalt darf die Zahlung um höchstens 10 v. H. gekürzt werden, bis die vereinbarte Summe erreicht ist.13 Der einbehaltene Betrag ist mitzuteilen und binnen 18 Werktagen auf ein Sperrkonto einzuzahlen, über das beide nur gemeinsam verfügen.

Vom Prüfergebnis zur Zahlung

Am Ende der Prüfliste steht keine Summe, sondern eine Entscheidung. Fehlen Mengenberechnungen, Zeichnungen oder Belege, rügen Sie die Prüffähigkeit schriftlich und innerhalb der Frist. Stehen in den Abschnitten zu Mengen oder Nachträgen mehrere Punkte auf „nicht prüfbar“, fordern Sie nach, statt zu kürzen. Jede Kürzung braucht eine Begründung aus Vertrag, Aufmaß oder Nachweis. Eine Kürzung ohne Begründung verlagert den Streit nur auf die Frage der Fälligkeit.

Die Schlusszahlung hat bei VOB/B-Verträgen eine Ausschlusswirkung. Die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung schließt Nachforderungen aus, wenn der Auftragnehmer schriftlich unterrichtet und auf diese Wirkung hingewiesen wurde.14 Ein Vorbehalt ist innerhalb von 28 Tagen nach Zugang der Mitteilung zu erklären. Er wird hinfällig, wenn nicht innerhalb weiterer 28 Tage eine prüfbare Rechnung folgt oder der Vorbehalt begründet wird. Welche Mitteilung diese Wirkung auslöst, prüft im Streitfall ein Rechtsanwalt.

Ein Rest bleibt immer korrigierbar. Die Ausschlussfristen gelten nicht für ein Verlangen nach Richtigstellung wegen Aufmaß-, Rechen- und Übertragungsfehlern.15 Ein Rechenfehler in Ihrem Prüfvermerk lässt sich also noch beheben. Halten Sie trotzdem Ergebnis, Kürzungssumme und Zahlungsempfehlung schriftlich fest. Legen Sie die ausgefüllte Prüfliste mit den Aufmaßen zur Rechnung, damit die Begründung auch Monate später noch nachvollziehbar ist.

Wann ein Sachverständiger die Prüfung übernimmt

Eine Schlussrechnung prüfen heißt messen, rechnen und vergleichen. Das kostet Zeit, und der Aufwand steigt mit der Zahl der Gewerke. Eigene Prüfung lohnt bei kleinen Aufträgen mit klaren Positionen und vollständigem Aufmaß. Fachliche Hilfe lohnt, wenn Aufmaße fehlen, wenn Nachträge einen großen Teil der Summe ausmachen oder wenn verdeckte Bauteile im Streit stehen.

Ein Bauingenieur prüft dabei die technische Seite. Er liest Aufmaße gegen Pläne, wendet die Abrechnungsregeln des Gewerks an, rechnet Mengen nach und bewertet, ob eine Nachtragsleistung schon im Bausoll steckt. Für Mängel schätzt er die Beseitigungskosten. Die rechtliche Bewertung von Ansprüchen, Fristen und Klauseln bleibt Sache eines Rechtsanwalts.

Im laufenden Projekt gehört die Rechnungsprüfung zur Objektüberwachung in der Leistungsphase 8, also zur Überwachung der Bauausführung. Wer kein eigenes Baumanagement hat, kann die Prüfung auch im Rahmen einer Bauherrenvertretung vergeben. In beiden Fällen gilt: Wer Aufmaße schon während der Bauzeit gemeinsam feststellt, prüft die Schlussrechnung am Ende in Stunden statt in Wochen.

Häufige Fragen

Wie lange habe ich Zeit, eine Schlussrechnung zu prüfen?

Bei einem Vertrag mit VOB/B wird der Anspruch auf Schlusszahlung spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung fällig.4 Eine Verlängerung auf höchstens 60 Tage muss sachlich gerechtfertigt und ausdrücklich vereinbart sein. Im Bauvertrag nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch gilt die Schlussrechnung als prüffähig, wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen begründete Einwendungen erheben.3 Notieren Sie das Eingangsdatum deshalb sofort.

Was mache ich, wenn das Aufmaß fehlt?

Fordern Sie die Mengenberechnungen und Abrechnungszeichnungen schriftlich nach und rügen Sie die fehlende Prüffähigkeit. Schätzen Sie keine Mengen, denn damit übernehmen Sie die Verantwortung für Zahlen, die Sie nicht belegen können. Bei verdeckten Bauteilen helfen Pläne, Bautagebuch, Fotos und Lieferscheine weiter. Reicht das nicht, ist der Punkt nicht prüfbar und muss verhandelt werden.

Darf ich die Zahlung wegen Mängeln ganz verweigern?

Nach der Abnahme können Sie einen angemessenen Teil der Vergütung zurückbehalten, in der Regel das Doppelte der Mangelbeseitigungskosten.11 Das ist ein Einbehalt und keine Kürzung: Der Betrag entfällt nicht, er wird nur zurückgehalten. Die Höhe müssen Sie zunächst nur grob schätzen, deshalb gehört eine Kostenschätzung dazu. Ob und in welchem Umfang das Recht im Einzelfall besteht, beurteilt ein Rechtsanwalt.

Muss der Auftragnehmer die Schlussrechnung in einer bestimmten Zeit stellen?

Nach der VOB/B muss die Schlussrechnung bei einer vertraglichen Ausführungsfrist von höchstens 3 Monaten spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung eingereicht werden, wenn nichts anderes vereinbart ist. Die Frist verlängert sich um je 6 Werktage für je weitere 3 Monate Ausführungsfrist. Reicht der Auftragnehmer trotz angemessener Fristsetzung keine prüfbare Rechnung ein, kann der Auftraggeber sie auf dessen Kosten selbst aufstellen.16

Hinweis

Dieser Beitrag gibt den fachlichen Kenntnisstand zum Erstellungsdatum wieder. Er ist keine Rechtsberatung und ersetzt keine Begutachtung des Einzelfalls. Ob und wie Ansprüche bestehen und durchgesetzt werden können, beurteilt ein Rechtsanwalt. Genannte Normen und Regelwerke sind in der jeweils gültigen Fassung zu prüfen.

Über den Autor

M. Sc. Karim Abu Elkheir, BIB Ingenieurbüro für Bauwesen, Berlin. Kontakt: info@ing-bassam.de, +49 176 23581339. Stand: 2026-10-02.

Quellen und Fußnoten

  1. VOB. Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Berlin: Beuth Verlag GmbH, 2019, S. 154. ISBN 978-3-410-61299-5. Zur Ausgabe inhaltlich bestätigt durch: DIN Media: VOB 2019 – All changes at a glance. https://www.dinmedia.de/en/topics/vob-2019 (abgerufen am 2026-10-02). ↩↩

  2. Würfele, Falk; Bielefeld, Bert; Gralla, Mike: Bauobjektüberwachung. Kosten - Qualitäten - Termine - Organisation - Leistungsinhalt - Rechtsgrundlagen - Haftung - Vergütung. 3. Aufl. Wiesbaden: Springer Fachmedien Wiesbaden, 2017, S. 149. ISBN 978-3-658-10039-1. ↩

  3. Saalbach, Birthe; Viering, Markus G.; Zanner, Christian: Vergütung, Nachträge und Abrechnung nach Ansprüchen. Entscheidungshilfen für Auftraggeber, Planer und Bauunternehmer. Wiesbaden: Springer Fachmedien Wiesbaden, 2023, S. 139. ISBN 978-3-658-21667-2. ↩↩

  4. VOB. Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Berlin: Beuth Verlag GmbH, 2019, S. 156. ISBN 978-3-410-61299-5. ↩↩

  5. Wellner, Kristin; Scholz, Stefan (Hrsg.): Architekturpraxis Bauökonomie. Grundlagenwissen für die Planungs-, Bau- und Nutzungsphase sowie Wirtschaftlichkeit im Planungsbüro. 3. Aufl. Wiesbaden: Springer Fachmedien Wiesbaden, 2023, S. 155. ISBN 978-3-658-41249-4. ↩

  6. Bielefeld, Bert; Becker, Pecco (Hrsg.): Kommentar zur VOB/C. mit Bildbeispielen für Ausschreibung und Abrechnung. 20. Aufl. Wiesbaden: Springer Vieweg, 2025, S. 742. ISBN 978-3-658-47881-0. ↩

  7. VOB. Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Berlin: Beuth Verlag GmbH, 2019, S. 140. ISBN 978-3-410-61299-5. Inhaltlich bestätigt durch: Jürgens, Frederic: Bildung des Einheitspreises bei Mengenminderung. BauPortal 1/2022, Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft. https://bauportal.bgbau.de/bauportal-12022/service/recht/bildung-des-einheitspreises-bei-mengenminderung (abgerufen am 2026-10-02). ↩

  8. VOB. Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Berlin: Beuth Verlag GmbH, 2019, S. 140 f. ISBN 978-3-410-61299-5. ↩↩

  9. VOB. Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Berlin: Beuth Verlag GmbH, 2019, S. 141 und S. 155. ISBN 978-3-410-61299-5. Inhaltlich bestätigt durch: Saalbach, Birthe; Viering, Markus G.; Zanner, Christian: Vergütung, Nachträge und Abrechnung nach Ansprüchen. Wiesbaden: Springer Fachmedien Wiesbaden, 2023, S. 137. ISBN 978-3-658-21667-2. ↩

  10. VOB. Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Berlin: Beuth Verlag GmbH, 2019, S. 156 f. ISBN 978-3-410-61299-5. Inhaltlich bestätigt durch: Rode, Bernd; Weller, Wolfgang: AVA-Handbuch. Ausschreibung - Vergabe - Abrechnung - Haftung. 11. Aufl. Wiesbaden: Springer Vieweg, 2025, S. 99. ISBN 978-3-658-48052-3. ↩

  11. Wirth, Axel; Pfisterer, Cornelius; Schellenberg, Barbara: Privates Baurecht praxisnah. Basiswissen mit Fallbeispielen. 3. Aufl. Wiesbaden: Springer Fachmedien Wiesbaden, 2021, S. 149. ISBN 978-3-658-32822-1. Inhaltlich bestätigt durch: Bauherren-Schutzbund: Bei Baumängeln dürfen Bauherren Zahlungen verweigern. https://www.bsb-ev.de/politik-presse/presseservice/expertentipps/bei-baumaengeln-duerfen-bauherren-zahlungen-verweigern (abgerufen am 2026-10-02). ↩↩↩

  12. Berner, Fritz u. a.: Grundlagen der Baubetriebslehre 3. Baubetriebsführung. 3. Aufl. Wiesbaden: Springer Vieweg, 2025, S. 152. ISBN 978-3-658-47553-6. Inhaltlich bestätigt durch: IHK Region Stuttgart: Bauabzugsbesteuerung – Hinweise zur Funktionsweise. https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/einkommen-und-koerperschaftssteuer/bauabzugsbesteuerung-676426 (abgerufen am 2026-10-02). ↩

  13. VOB. Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Berlin: Beuth Verlag GmbH, 2019, S. 158. ISBN 978-3-410-61299-5. Inhaltlich bestätigt durch: Zanner, Christian: VOB/B nach Ansprüchen. Entscheidungshilfen für Auftraggeber, Planer und Bauunternehmen. 7. Aufl. Wiesbaden: Springer Fachmedien Wiesbaden, 2021, S. 272. ISBN 978-3-658-34025-4. ↩

  14. VOB. Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Berlin: Beuth Verlag GmbH, 2019, S. 156. ISBN 978-3-410-61299-5. Inhaltlich bestätigt durch: Wirth, Axel; Pfisterer, Cornelius; Schellenberg, Barbara: Privates Baurecht praxisnah. 3. Aufl. Wiesbaden: Springer Fachmedien Wiesbaden, 2021, S. 115. ISBN 978-3-658-32822-1. ↩

  15. VOB. Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Berlin: Beuth Verlag GmbH, 2019, S. 157. ISBN 978-3-410-61299-5. ↩

  16. VOB. Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Berlin: Beuth Verlag GmbH, 2019, S. 154. ISBN 978-3-410-61299-5. Inhaltlich bestätigt durch: Berner, Fritz u. a.: Grundlagen der Baubetriebslehre 3. Baubetriebsführung. 3. Aufl. Wiesbaden: Springer Vieweg, 2025, S. 346. ISBN 978-3-658-47553-6. ↩